Bài toán
Nhiều khách, mỗi khách một phần mềm
Kế toán dịch vụ thường phải xin file, chờ chủ hộ gửi số liệu, rồi nhập lại vào phần mềm của mình. Mỗi khách một cách làm, mỗi kỳ một vòng đi lại. Càng nhận nhiều khách thì thời gian đi thu thập càng ăn hết phần thời gian làm nghề.
Ranh giới quyền
Đọc được gì, và ai cho phép
Đây là phần nhạy cảm nhất nên được làm chặt nhất.
- Hộ mời, đại lý duyệt. Chủ hộ gửi yêu cầu hợp tác từ phần mềm của họ. Chỉ sau khi quan hệ chuyển sang đang hợp tác thì đại lý mới đọc được sổ.
- Mọi lượt đọc đi qua một cổng. Không có đường vòng: mỗi lần lấy dữ liệu đều kiểm quyền ở cùng một chỗ.
- Có nhật ký truy cập. Ai đọc hộ nào, làm gì, vào lúc nào - đều ghi lại.
- Rút quyền là mất ngay. Hộ ngừng hợp tác thì quan hệ rời trạng thái đang hoạt động và quyền đọc mất tức thì, không cần thao tác đồng bộ nào.
Bản đồ chức năng
Công việc một kỳ, theo đúng thứ tự
Một màn hình cho cả danh mục
Tổng doanh thu, thuế và hóa đơn chờ của mọi hộ trên một màn hình.
Xem chi tiết →Đối soát rồi khóa kỳ
So bán hàng với hóa đơn, tìm chỗ lệch, rồi khóa kỳ chốt số.
Xem chi tiết →Soi sổ nhiều hộ cùng lúc
Quét toàn danh mục tìm hóa đơn lỗi, thiếu hóa đơn, chưa kê khai.
Xem chi tiết →Kèm theo: hợp đồng dịch vụ và phí đại lý, kênh gửi yêu cầu giải trình cho hộ, trợ lý hỏi đáp trên cả danh mục, tìm nhanh một hộ. Chi tiết thao tác nằm ở bộ hướng dẫn Đại lý kế toán.
Trình tự khuyến nghị
Đối soát trước, khóa kỳ, rồi mới kết xuất
Soát sổ cả danh mục
Quét một lượt tìm hóa đơn lỗi, đơn thiếu hóa đơn, kỳ chưa kê khai. Biết ngay hộ nào cần xử lý trước.
Đối soát từng hộ
So doanh thu bán hàng với hóa đơn đã phát hành trong kỳ. Chỗ lệch thì gửi yêu cầu giải trình cho hộ, gắn kèm số đơn.
Khóa kỳ
Rà xong thì khóa để chốt số liệu, tránh phát sinh ngược. Cần điều chỉnh thì mở lại.
Lập tờ khai
Tổng hợp theo kỳ, tự trừ phần sàn thương mại điện tử đã nộp thay, tải tệp XML để nộp qua eTax.
Không chỉ một người
Đủ cho cả một văn phòng dịch vụ kế toán
Những phần trên là công cụ cho một kế toán làm nhiều hộ. Khi hãng có nhiều nhân viên và nhiều khách, cần thêm phần khung điều hành: ai làm khách nào, hồ sơ giấy tờ ở đâu, hạn nộp của ai sắp tới, việc đã có người rà soát chưa, phí đã thu đủ chưa.
Nhân sự hãng
Thêm nhân viên có tài khoản, phân vị trí, giao khách; mỗi người chỉ thấy khách của mình.
Xem hướng dẫn →Hồ sơ khách và kho tài liệu
Định danh, thuế, chữ ký số, người liên hệ, lịch sử tương tác; hợp đồng và giấy tờ lưu theo từng khách.
Xem hướng dẫn →Lịch tuân thủ
Mỗi hộ, mỗi kỳ, nghĩa vụ nào, hạn nào, đã nộp chưa - không bỏ sót hạn cho khách nào.
Xem hướng dẫn →Công việc và duyệt nội bộ
Giao việc theo checklist, nhân viên gửi duyệt, kế toán trưởng duyệt hoặc trả lại - không hồ sơ nào nộp mà chưa rà.
Xem hướng dẫn →Doanh thu và công nợ của hãng
Phí thu của khách: đã phát hành, đã thu, còn phải thu, quá hạn; nhắc thu.
Xem hướng dẫn →Tổng quan hãng
Một bảng điều hành gom khách, nhân sự, phí, hồ sơ trễ hạn và tỷ lệ nộp đúng hạn.
Xem hướng dẫn →Ranh giới nghề
Đại lý kế toán làm gì và không làm gì
- Không nhập nghiệp vụ bán hàng thay hộ. Số liệu gốc phát sinh ở cửa hàng. Đại lý rà soát, đối chiếu và kê khai trên số đã có.
- Không tự đặt thuế suất. Thuế do bộ máy tính theo cấu hình pháp lý hiện hành; đại lý tổng hợp số đã tính, không sửa tỷ lệ.
- Ký số và nộp tờ khai vẫn là thủ tục riêng. Hệ thống kết xuất đúng tệp; phần ký số và nộp lên cơ quan thuế cần chứng thư số và tài khoản của bên nộp.