Vấn đề
Số bán hàng một đằng, hóa đơn một nẻo
Cửa hàng bán cả tháng, hóa đơn điện tử phát hành theo từng đơn. Đến kỳ khai thuế thì hai con số này phải khớp nhau. Nếu có đơn hoàn tất mà chưa xuất hóa đơn, hoặc hóa đơn phát hành bị lỗi, số kê khai sẽ lệch - và thường chỉ phát hiện ra khi đã muộn.
Cách hoạt động
Chọn hộ, chọn kỳ, xem chỗ lệch
Chọn hộ và kỳ
Ô chọn hộ chỉ hiện hộ kinh doanh (HKD) đã ủy quyền cho bạn. Nhập tháng và năm rồi bấm đối soát.
Đọc bốn thẻ
Số đơn hoàn tất và tổng doanh thu trong kỳ, số đơn đã khớp hóa đơn, số đơn thiếu hóa đơn, số hóa đơn lỗi.
Xem bảng đơn lệch
Từng đơn có vấn đề, kèm số đơn, số tiền và loại vấn đề, xếp theo số tiền giảm dần để xử lý đơn lớn trước.
Yêu cầu hộ giải trình
Từ một đơn lệch, gửi thẳng yêu cầu giải trình sang phần mềm của hộ, có gắn sẵn số đơn. Hộ trả lời thì trạng thái đổi và bạn đóng yêu cầu khi xong.
Đối soát chỉ đọc. Chức năng này không sửa dữ liệu của hộ. Việc điều chỉnh chứng từ do chính hộ làm ở phần mềm bán hàng, bằng chứng từ đảo hoặc chứng từ thay thế - không xóa cứng.
Khóa kỳ
Chốt số liệu, nhưng vẫn mở lại được
- Khóa khi số đã sạch. Rà xong thì khóa kỳ để chốt, tránh phát sinh ngược làm lệch số đã kê khai.
- Còn đơn lệch vẫn khóa được, nhưng phải xác nhận. Hệ thống hỏi lại trước khi khóa, để bạn biết mình đang chốt trên số chưa sạch.
- Mở lại khi cần điều chỉnh. Kỳ đã khóa hiện rõ trạng thái đã khóa; cần sửa thì mở kỳ để điều chỉnh.
- Khóa và mở đều để lại vết. Ai làm, lúc nào, lý do gì - đều ghi nhật ký.
- Mỗi lần đối soát ghi nhật ký truy cập. Đọc dữ liệu của hộ nào, khi nào, đều lưu lại.
Thứ tự nên theo. Đối soát, xử lý đơn lệch, khóa kỳ, rồi mới kết xuất tờ khai. Làm đúng thứ tự này thì số liệu đã ổn định trước khi lên tờ khai.