Vấn đề
Ghi sổ là việc làm lại lần thứ hai
Hộ kinh doanh (HKD) bán cả tháng bằng một app, rồi cuối tháng mở Excel gõ lại từng dòng vào sổ. Việc đó vừa mất thời gian vừa dễ sai, và khi cơ quan thuế hỏi một con số thì phải lần ngược qua hai hệ thống mới ra chứng từ gốc.
Cách hoạt động
Nghiệp vụ phát sinh, bút toán theo sau
Nghiệp vụ xảy ra
Một đơn hoàn tất ở quầy, một lô hàng nhập qua đơn mua, một khoản khách trả nợ, một phiếu kiểm kê chốt xong.
Bút toán vào đúng sổ
Hệ thống ghi vào các sổ tương ứng: quỹ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, doanh thu, chi phí, thuế, kho, công nợ. Mỗi dòng có ngày, số chứng từ, diễn giải và số dư.
Xem theo kỳ
Chọn kỳ theo tháng để đọc từng sổ. Nhật ký thu chi gộp mọi khoản tiền vào và ra, cả tiền mặt lẫn ngân hàng, kèm số dư lũy kế và tồn đầu, tồn cuối kỳ.
Chốt và khóa kỳ
Đối chiếu xong, lập tờ khai xong thì khóa kỳ. Sau khi khóa, hệ thống từ chối mọi bút toán mới trong kỳ đó, kể cả tự động lẫn thủ công.
Điểm nổi bật
Những chỗ đáng lưu ý
- Sổ khóa rồi thì không sửa. Phát hiện sai sau khi khóa kỳ thì không mở khóa để sửa đè, mà ghi chứng từ đảo hoặc thay thế ở kỳ đang mở. Dấu vết của cả hai lần đều còn.
- Xem được cấu thành chiết khấu. Dòng bút toán của đơn bán có giảm giá bung ra được để thấy khoản giảm đến từ khuyến mãi, từ hạng thành viên hay từ tay thu ngân.
- Kết xuất Excel và PDF. Bản Excel để kiểm tra và lưu, bản PDF in khổ A4 ngang có sẵn font tiếng Việt để gửi kế toán hoặc cơ quan thuế. Cả hai chỉ đọc, lấy đúng số đang hiển thị.
- Báo cáo lưu chuyển tiền tệ theo nhóm hoạt động. Xem tiền vào từ đâu, ra vào việc gì, tồn đầu và tồn cuối kỳ.
- Vẫn ghi tay được khi cần. Khoản đặc thù hoặc điều chỉnh thì kế toán thêm bút toán thủ công. Bút toán tay cũng chịu ràng buộc khóa kỳ như mọi bút toán khác.
- Thu ngân không đụng tới sổ. Người bán chỉ bán, nhưng mỗi đơn vẫn sinh bút toán đầy đủ.