Vấn đề
Số trên giấy một đằng, hàng trên kệ một nẻo
Hàng vào ghi sổ tay, hàng ra thì bán rồi mới nhớ, cuối tháng đếm lại thấy lệch mà không biết lệch từ đâu. Hàng có hạn dùng thì tệ hơn: lô mới xếp trước, lô cũ nằm sâu trong kệ, tới lúc phát hiện thì đã quá hạn và phải bỏ.
Cách hoạt động
Bốn việc giữ cho tồn kho khớp thực tế
Ghi mọi lần hàng ra vào
Nhập kho và xuất kho đều lập phiếu, mỗi phiếu để lại một dòng trong nhật ký để tra ngược. Bán hàng ở quầy cũng trừ tồn ngay chứ không đợi cuối ngày.
Cập nhật giá vốn
Mỗi lần nhập, giá vốn bình quân của mặt hàng được tính lại theo trọng số. Nhờ vậy con số lãi lỗ không phải ước lượng theo giá nhập gần nhất.
Kiểm kê để chốt số
Tạo phiếu kiểm kê cho một kho, hệ thống nạp sẵn tồn sổ, bạn điền tồn thực đã đếm. Chênh lệch và giá trị chênh hiện ngay từng dòng.
Hoàn tất và điều chỉnh
Bấm hoàn tất, tồn được đặt lại theo số thực đếm, đồng thời sinh chứng từ điều chỉnh và ghi vào sổ kế toán. Đây là cách chuẩn để sửa tồn, không có nút sửa tay.
Điểm nổi bật
Những chỗ đáng lưu ý
- Xuất lô hết hạn sớm trước. Khi đã có dữ liệu lô, hệ thống trừ theo lô hết hạn sớm nhất trước, rồi mới tới lô sau. Người bán không phải nhớ lô nào cũ.
- Cảnh báo hai loại cùng một chỗ. Màn cảnh báo liệt kê hàng có tồn dưới mức tối thiểu đã khai, kèm khối lô cận hạn và quá hạn trong bảy ngày, ghi rõ còn bao nhiêu ngày.
- Chuyển hàng giữa chi nhánh theo ba chặng. Phiếu chuyển đi qua nháp, xuất hàng, nhận hàng. Đã xuất mà hủy thì tồn hoàn về nơi gửi; phiếu đã nhận thì không hủy được.
- Chuyển nội bộ không sinh doanh thu. Hàng vẫn thuộc cùng một hộ kinh doanh (HKD), chỉ đổi chỗ, nên không ghi doanh thu và không lên sổ.
- Nhật ký giữ nguyên chứng từ. Mọi phiếu nhập, phiếu xuất, phiếu kiểm kê đều tra lại được theo thời gian và theo kho.